仕事で使う資料のたたき台
資料の構成案をAIと作る読み手と目的から見出しを整理しよう
資料本文を書く前に、誰へ何を伝えるかをAIと整理します。機密資料は入れず、公開してよい概要だけで見出しと順番のたたき台を作ります。
この記事を読み終えると
- 読み手と目的を声で整理できる
- 見出しのたたき台を作れる
- 事実と社内ルールを確認できる
始める前の準備
スマホまたは
PC
12分ほどの
時間
個人情報は
伝えない
読み手と目的を声で伝える
対象者と、読んだあとにどうしてほしいかを話します。
声で伝える
「部署内のメンバーへ、新しい作業手順を説明する資料です」
時間と形式を追加する
説明時間、ページ数、必ず入れる項目を伝えます。
声で伝える
「説明は10分、6ページ以内。目的、手順、注意点を入れたいです」
見出し案を作ってもらう
本文ではなく、見出しと各ページの役割だけを頼みます。
声で伝える
「6ページの見出しと、各ページで伝えることを一行ずつ作ってください」
順番と不足を声で直す
結論を先にする、例を追加するなど、読み手に合わせて調整します。
声で伝える
「最初に結論を置き、手順の前に全体像を入れてください」
元資料と社内様式を確認する
数字、名称、ロゴ、テンプレート、承認経路を確認してから本文を作ります。
声で伝える
「資料作成前に人が確認する項目を5つ教えてください」
実際に試してわかったこと TRIED & TESTED
- 本文より見出しから始めると直しやすかった
- 持ち時間を伝えると量を絞れた
- 数字と社内様式は別の確認が必要だった
かずまの検証メモ
最初から完成資料を頼むより、見出しだけを作って人が順番を決める方が、目的から外れにくくなりました。
安全に使うための確認
氏名、顧客情報、社内機密、未公開情報はAIへ伝えません。会社のAI利用ルールを確認し、数字・固有名詞・契約・法令に関わる内容は元資料と担当者へ戻って確認します。
AIへ任せないこと
- 個人情報や秘密を伝えない
- 変わる情報は公式で確認する
- 重要な判断は人や専門家へ相談する
一つできれば
前進です！
今回の「できた」を確認しましょう
- 読み手と目的を声で整理できる
- 見出しのたたき台を作れる
- 事実と社内ルールを確認できる
- 安全に使う確認ができた
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仕事でAIを始める順番を、初心者向けにまとめました。
執筆・検証：斉藤かずま ｜ 公開：2026年8月14日 ｜ 更新：2026年8月14日 ｜ 広告・PR：なし
この記事に関するよくある質問
タイピングしなくても使えますか？
はい。ChatGPTの音声機能を開き、普段の言葉で話せます。画面が少し違っても、入力欄の近くにある音声アイコンを探してください。
うまく話せなくても大丈夫ですか？
大丈夫です。短く話し、あとから条件を一つずつ付け足せます。
個人情報を伝えてもよいですか？
氏名、住所、連絡先、勤務先の秘密などは伝えないでください。必要なら「知人」「自宅」などに置き換えます。
AIの答えをそのまま使ってよいですか？
いいえ。内容を自分で読み直し、変わる情報や重要な判断は公式情報・人・専門家へ確認してください。