仕事で使うメール・文章作成
仕事メールのたたき台を作る相手・目的・要点を声で伝えよう
返信文、依頼文、お礼メールをゼロから考えず、AIとたたき台を作ります。宛名や会社名は仮の表現へ置き換え、最後は事実と敬語を自分で確認します。
この記事を読み終えると
- メールの目的と要点を声で伝えられる
- 読み手に合うたたき台を作れる
- 送信前に事実と表現を確認できる
始める前の準備
スマホまたは
PC
10分ほどの
時間
個人情報は
伝えない
メールの目的を声で伝える
音声画面を開き、固有名詞を伏せて、誰へ何のために送るかを話します。
最初に、音声で話せる画面を開きます
使うのはChatGPTの「音声アイコン」です。スマホのキーボードにあるマイクは文字入力用なので、ここでは使いません。
ChatGPTアプリの場合
できますか？
ChatGPT公式サイトの場合
画面が少し違っても大丈夫です。入力欄の近くにある、縦線が並んだ波形のような音声アイコンを探してください。
「取引先へ、打ち合わせ日程を確認するメールを作りたいです」
入れたい要点を追加する
候補日、返事の期限、伝えたいお礼など、公開してよい条件だけを追加します。
「候補日は来週の火曜か木曜です。今週中に返事がほしいです」
たたき台を一案作ってもらう
件名と本文を一案だけ、短く作るよう頼みます。
「丁寧で堅すぎない件名と本文を、一案だけ作ってください」
自分の言葉へ直してもらう
長さや口調で気になる部分を、声で一つずつ直します。
「冒頭をもう少し自然にして、本文を150文字くらいにしてください」
送信前に自分で確認する
宛先、日付、数字、敬語、添付、会社のルールを確認してから送ります。
「送る前に人が確認する項目を5つにしてください」
実際に試してわかったこと TRIED & TESTED
- 相手・目的・要点の3つを先に伝えると直しやすかった
- 一案だけ頼むと比較に迷わなかった
- 宛先や日付は必ず人の確認が必要だった
かずまの検証メモ
敬語だけを先に考えるより、「相手・目的・要点」を声で話す方が、使えるたたき台へ早く近づきました。
安全に使うための確認
氏名、顧客情報、社内機密、未公開情報はAIへ伝えません。会社のAI利用ルールを確認し、数字・固有名詞・契約・法令に関わる内容は元資料と担当者へ戻って確認します。
AIへ任せないこと
- 個人情報や秘密を伝えない
- 変わる情報は公式で確認する
- 重要な判断は人や専門家へ相談する
一つできれば
前進です！
今回の「できた」を確認しましょう
- メールの目的と要点を声で伝えられる
- 読み手に合うたたき台を作れる
- 送信前に事実と表現を確認できる
- 安全に使う確認ができた
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仕事でAIを始める順番を、初心者向けにまとめました。
この記事に関するよくある質問
タイピングしなくても使えますか？
はい。ChatGPTの音声機能を開き、普段の言葉で話せます。画面が少し違っても、入力欄の近くにある音声アイコンを探してください。
うまく話せなくても大丈夫ですか？
大丈夫です。短く話し、あとから条件を一つずつ付け足せます。
個人情報を伝えてもよいですか？
氏名、住所、連絡先、勤務先の秘密などは伝えないでください。必要なら「知人」「自宅」などに置き換えます。
AIの答えをそのまま使ってよいですか？
いいえ。内容を自分で読み直し、変わる情報や重要な判断は公式情報・人・専門家へ確認してください。