仕事で使う手順・マニュアル作成
業務マニュアルのたたき台を作る作業の流れを声で整理しよう
頭の中にある作業の流れをAIへ声で伝え、引き継ぎ用の手順へ整理します。ID、パスワード、顧客情報、社内URLは入れず、実際の画面と担当者が必ず確認します。
この記事を読み終えると
- 作業の流れを声で説明できる
- 番号付き手順へ整理できる
- 現場で試して更新できる
始める前の準備
スマホまたは
PC
15分ほどの
時間
個人情報は
伝えない
対象者とゴールを声で伝える
誰が、何をできるようになる手順かを話します。
「初めて担当する人が、毎週の報告を作れる手順にしたいです」
作業を普段どおり説明する
思い出した順で構わないので、秘密を伏せて作業を話します。
「資料を集め、数字を確認し、決まった様式へ入れ、担当者へ確認します」
番号付き手順にしてもらう
順番、必要なもの、完了の目印へ分けるよう頼みます。
「初心者向けに、手順・必要なもの・完了の目印へ分けてください」
注意点と分岐を追加する
失敗しやすい点や、例外時の連絡先を仮の表現で追加します。
「よくある失敗と、判断できないときの確認先を入れてください」
実際に試して更新する
別の人に手順どおり試してもらい、迷った箇所と更新日を残します。
「試す人が確認するチェックリストを作ってください」
実際に試してわかったこと TRIED & TESTED
- 思い出した順に話しても番号付きへ整理できた
- 完了の目印を入れると引き継ぎやすかった
- 実際の画面と別の人による確認が欠かせなかった
かずまの検証メモ
完成版を一度で作るより、たたき台を現場で試して更新する方が、使われるマニュアルになりました。
安全に使うための確認
氏名、顧客情報、社内機密、未公開情報はAIへ伝えません。会社のAI利用ルールを確認し、数字・固有名詞・契約・法令に関わる内容は元資料と担当者へ戻って確認します。 ID、パスワード、社内URL、システム構成は入力しません。
AIへ任せないこと
- 個人情報や秘密を伝えない
- 変わる情報は公式で確認する
- 重要な判断は人や専門家へ相談する
一つできれば
前進です！
今回の「できた」を確認しましょう
- 作業の流れを声で説明できる
- 番号付き手順へ整理できる
- 現場で試して更新できる
- 安全に使う確認ができた
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仕事でAIを始める順番を、初心者向けにまとめました。
この記事に関するよくある質問
タイピングしなくても使えますか？
はい。ChatGPTの音声機能を開き、普段の言葉で話せます。画面が少し違っても、入力欄の近くにある音声アイコンを探してください。
うまく話せなくても大丈夫ですか？
大丈夫です。短く話し、あとから条件を一つずつ付け足せます。
個人情報を伝えてもよいですか？
氏名、住所、連絡先、勤務先の秘密などは伝えないでください。必要なら「知人」「自宅」などに置き換えます。
AIの答えをそのまま使ってよいですか？
いいえ。内容を自分で読み直し、変わる情報や重要な判断は公式情報・人・専門家へ確認してください。