仕事で使う要約・議事録
会議メモをAIで要約する決まったことと次の行動を整理しよう
会議メモを読みやすく整理し、決定事項と次の行動を見つけます。録音や会議内容をそのままAIへ渡さず、社内ルールを確認して、名前や機密を仮の表現へ置き換えます。
この記事を読み終えると
- 安全なメモだけを用意できる
- 決定事項と次の行動を分けられる
- 元のメモと照らして確認できる
始める前の準備
スマホまたは
PC
12分ほどの
時間
個人情報は
伝えない
社内ルールと内容を確認する
AIへ渡してよい会議か確認し、氏名・顧客名・案件名・数値を仮の表現へ置き換えます。
「固有名詞をA社、担当者B、金額X円に置き換えました」
整理したい形を声で伝える
決定事項、担当、期限、未決事項など、欲しい項目を伝えます。
「このメモを、決定事項・担当・期限・未決事項に分けたいです」
匿名化したメモを渡す
必要な部分だけを貼り付けるか読み上げ、内容を追加しないよう頼みます。
「今から伝える内容だけを使い、不明な点は要確認と書いてください」
抜けや誤解を声で直す
AIの要約を見て、抜けた内容や意味の違う部分を一つずつ修正します。
「2番は決定ではなく検討中です。未決事項へ移してください」
元メモと人で確認する
担当、期限、数字、決定内容を元メモと照らし、必要なら参加者へ確認します。
「元メモと照らして確認する項目を一覧にしてください」
実際に試してわかったこと TRIED & TESTED
- 欲しい項目を先に指定すると読みやすくなった
- 不明点を要確認にすると作り話を見つけやすかった
- 決定事項と期限は参加者の確認が必要だった
かずまの検証メモ
全文をそのまま入れるより、匿名化したメモと整理項目だけを渡す方が、安全で確認もしやすくなりました。
安全に使うための確認
氏名、顧客情報、社内機密、未公開情報はAIへ伝えません。会社のAI利用ルールを確認し、数字・固有名詞・契約・法令に関わる内容は元資料と担当者へ戻って確認します。 録音・文字起こしには参加者の同意や社内規程が関わるため、許可なくAIへ送らないでください。
AIへ任せないこと
- 個人情報や秘密を伝えない
- 変わる情報は公式で確認する
- 重要な判断は人や専門家へ相談する
一つできれば
前進です！
今回の「できた」を確認しましょう
- 安全なメモだけを用意できる
- 決定事項と次の行動を分けられる
- 元のメモと照らして確認できる
- 安全に使う確認ができた
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仕事でAIを始める順番を、初心者向けにまとめました。
この記事に関するよくある質問
タイピングしなくても使えますか？
はい。ChatGPTの音声機能を開き、普段の言葉で話せます。画面が少し違っても、入力欄の近くにある音声アイコンを探してください。
うまく話せなくても大丈夫ですか？
大丈夫です。短く話し、あとから条件を一つずつ付け足せます。
個人情報を伝えてもよいですか？
氏名、住所、連絡先、勤務先の秘密などは伝えないでください。必要なら「知人」「自宅」などに置き換えます。
AIの答えをそのまま使ってよいですか？
いいえ。内容を自分で読み直し、変わる情報や重要な判断は公式情報・人・専門家へ確認してください。